Assistant(e) Administratif(ve) de gestion H/F (CDI)

Who We Are

Le Groupe IMA est un leader mondial dans la conception et la fabrication de machines automatiques pour le traitement et le conditionnement de produits pharmaceutiques, cosmétiques, alimentaires, thé et café ainsi que dans l’automatisation des processus industriels. Nous sommes constamment axés sur l’innovation, grâce à des investissements importants dans la R&D et un dialogue constant avec les clients, les territoires locaux et la supply chain. Dans une optique de développement durable, nous encourageons les démarches respectueuses de l'environnement.  Notre histoire est caractérisée par une croissance régulière, également obtenue grâce à un investissement continu dans le développement des salariés et de leurs compétences. Nous sommes plus de 7 000 collaborateurs, dont 59 % en Italie et 41 % dans le reste du monde, présents dans plus de 80 pays.

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IMA ERCA est une société française d’environ 160 collaborateurs, qui conçoit, fabrique et installe chez ses clients, depuis plus 60 ans, des machines spéciales de conditionnement pour les industries laitières et alimentaires. ERCA est l’inventeur de la technologie FFS (Form, Fill, Seal - formage-dosage-scellage) et développe aujourd’hui des machines offrant une grande variété de formes de pots et une flexibilité de formats grâce à des solutions de thermoformage et de remplissage efficaces.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un/une Assistant(e) Administratif(ve) de gestion.

The Role

Vous travaillerez en binôme avec une seconde personne dans le service, et aurez en charge les missions suivantes :

Organisation des déplacements professionnels d'une partie des collaborateurs de la société

• Organiser les déplacements professionnels selon les plannings d’intervention SAV ou les demandes individuelles des autres services, en application des procédures en vigueur.
• Se renseigner et effectuer toutes les démarches administratives nécessaires aux déplacements (demandes clients ou exigences réglementaires), en français ou en anglais.

Suivi administratif de l'activité Services Clients

• Assurer l’interface entre la Direction Service Client et les clients pour le suivi administratif de l’activité.
• Contrôler, corriger, saisir, imputer sur affaire puis archiver les factures et notes de frais des intervenants SAV, selon les procédures en vigueur.
• Contrôler, saisir, imputer sur affaire et valider les bilans horaires des salariés concernés, puis les transmettre au service paie pour traitement mensuel.
• Réaliser les provisions mensuelles à destination des services RH et Comptabilité.
• Corriger, diffuser et classer les comptes rendus d'intervention des techniciens.
• Effectuer les commandes d’intervention des sous-traitants SAV dans l’ERP.
• Administrer les offres de service dans l’ERP, de leur création et leur imputation jusqu’à leur clôture.
• Sur la base des offres, générer les factures d’intervention dans l’ERP et les transmettre aux clients.
• Assurer la mise à jour régulière des informations clients dans Visual Planning.

Suivi de l’administration des ventes d’outillages

• À la fin de chaque projet, suivre la facturation et assurer la clôture des projets dans l’ERP.

Vous travaillerez en relation étroite avec les différents services de l’entreprise (SAV, Commercial, RH, Comptabilité, Informatique…). Vous utiliserez quotidiennement le Pack Office ainsi que les logiciels SAP, Visual Planning et Kelio.

Experience & Skills

• Vous avez une première expérience réussie sur un poste de gestion administrative.
• Vous êtes parfaitement à l’aise dans l’utilisation des outils bureautiques.
• Vous possédez de bonnes bases en anglais vous permettant d’échanger avec des interlocuteurs internationaux.
• Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre réactivité.
• Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, vous adapter aux changements de priorités et réorganiser votre travail lorsque la situation le nécessite.

What Will Set You Apart

• Une expérience dans un environnement SAV / Service Client serait un plus.
• Poste base aux Ulis – zone de Courtaboeuf
• 35h hebdomadaires du lundi au vendredi
• Rémunération selon profil + titres restaurant
• Poste à pourvoir dès que possible

What We Offer

• ENVIRONNEMENT GLOBAL : dynamique, flexible, avant-gardiste dans un contexte multinational et multiculturel.
• CULTURE DE LA DIVERSITÉ ET DE L’INCLUSION : promue par le Code d’éthique du groupe et des programmes dédiés.
• APPRENTISSAGE CONTINU : comme un atout stratégique pour le développement et la motivation des collaborateurs.
• BIEN-ÊTRE : la flexibilité, le télétravail,  l’assurance santé, ne sont que quelques-unes de nos initiatives pour soutenir le bien-être des collaborateurs et de leurs familles.

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IMA IS AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER